Correos sin leer, reuniones interminables, prioridades cambiantes y listas de tareas que nunca se acaban. Son escenas cotidianas en muchas organizaciones, donde la sobrecarga de información y la falta de foco terminan minando el rendimiento y el bienestar de los profesionales y los equipos. Así lo advirtió Justin Hale, experto en productividad y Getting Things Done (GTD), durante su intervención en el Crucial Impact Summit Madrid, encuentro organizado por Ackermann Labs, consultora especializada en formación y desarrollo de habilidades perteneciente al Grupo Ackermann.
El reto de lograr resultados sin agotarse
Basándose en los hallazgos de más de tres décadas de investigación, Hale explicó que cada profesional recibe un promedio diario de“unas 300 piezas de contenido -audios, mensajes, notas-, además de unos 121 correos electrónicos y 34 gigabytes de información”. Según el experto, esta sobrecarga provoca que “la mayoría de los profesionales tenga cientos o miles de correos sin procesar en su bandeja de entrada”.
Para Hale, la clave no está en tener más tiempo, sino en adquirir mejores habilidades: “Es fácil trabajar todo el día y toda la noche para sacar cosas adelante, lo difícil es averiguar cómo hacer lo correcto sin estresarte tanto que ya no quieras seguir trabajando. Si tuvieras 26 horas en lugar de 24, gastarías las 2 horas extras igual que las demás. Necesitas mejores habilidades, no más tiempo”.
Las cinco ‘enfermedades’ de la productividad
Durante su exposición, Hale identificó los cinco grandes problemas de productividad que causan estrés laboral en los profesionales:
- Demasiado que hacer: “El volumen de tareas me está Tengo demasiadas cosas en mi plato”.
- Desorganización: “Soy desorganizado. No encuentro lo que necesito. Tengo cien notas adhesivas y no sé dónde puse aquella tarea. Siempre busco la aplicación perfecta de productividad… y todavía no la he encontrado”.
- Exceso de reuniones: “No trabajo, solo voy a reuniones”.
- Estar ocupado pero no ser productivo: “Empiezo el día con una hermosa lista de tareas y toda la motivación del mundo… pero luego surge una emergencia, una llamada, un imprevisto… y llega el final del día, estoy agotado, miro mi lista de tareas y nada está hecho”.
- Desequilibrio entre vida y trabajo: “En el trabajo pienso en cosas personales. En casa, pienso en el trabajo. Nunca estoy realmente presente”.
“Empezamos todo, pero no terminamos nada. Y a nuestras organizaciones no les pagan por empezar cosas, sino por terminarlas”, señaló. A este respecto, Hale subrayó que las personas más organizadas y productivas son “entre dos y tres veces más valiosas para su equipo que el empleado promedio”, y, por tanto, que adquirir las habilidades adecuadas “marca una diferencia significativa en el rendimiento personal y colectivo”.
Las claves del método GTD
El especialista presentó los pasos del modelo GTD -capturar, aclarar, organizar, reflexionar y comprometerse- como la base de una productividad sostenible y libre de estrés:
- Capturar: “Reúne todo lo que reclama tu atención. Pero hazlo intencionalmente, no por accidente. Si tienes cinco bandejas de correo, tres libretas y cuatro apps de notas, perderás cosas. Necesitas unos pocos lugares clave”.
- Aclarar: “La gente no procrastina por falta de tiempo sino por falta de claridad. Si defines bien cuál es la siguiente acción, puedes empezar a avanzar”.
- Organizar: “Muchos usan el calendario como depósito de tareas, lo que genera saturación.
Usa el calendario solo para tres cosas: acciones con hora específica, acciones con día específico e información relevante de ese día”. - Reflexionar y comprometerte: “Tómate tiempo para revisar tus prioridades antes de lanzarte a actuar. La gente más efectiva dedica una hora semanal a revisar, limpiar y priorizar. Es el hábito más poderoso de productividad”.
La mente no está para guardar ideas, sino para tenerlas
Uno de los grandes handicaps de nuestra productividad, además del exceso de tareas sin foco, es que nuestra mente no es un disco duro: “La mente humana está hecha para pensar, crear y enfocarse, no para almacenar tareas. El cerebro fue diseñado para olvidar lo que ya terminamos, por eso recordar constantemente lo pendiente es una fuente de estrés y una pérdida de foco. Cuando liberas tu mente -capturando todo fuera de ella-, puedes enfocarte y rendir mejor. Y da igual la tarea: si tu mente está despejada, tu rendimiento, calidad y satisfacción suben”.
Del proyecto vago a la acción concreta
Entre sus recomendaciones prácticas para lograr resultados sin quemarse en el intento, el experto señaló la importancia de transformar proyectos vagos en acciones concretas: “No se llevan a cabo proyectos, se ejecutan acciones pequeñas que conducen al resultado. Si solo escribes “Proyecto X”, no sabrás por dónde empezar. Plantéate mejor: ¿cuál es la próxima acción física, concreta y visible que puedo realizar? Cuanto más concreta sea tu lista de tareas, más fácil te resultará priorizar”.
El contexto como método de clasificación de tareas
Una única lista con una enumeración interminable de tareas es otro de los grandes enemigos de la productividad. En su lugar, el experto aconsejó clasificar por contexto o herramienta: llamadas, en casa, oficina, ordenador, encargos, agendas… “Así reduces el tiempo de búsqueda y aumentas el de la acción. Si tienes 15 minutos libres, abres la lista de llamadas, eliges una, y listo.
Menos desplazarte por listas infinitas, más hacer”, concluyó.
Productividad con propósito
En la parte final de su intervención, Hale resumió así la filosofía de Getting Things Done:
“La diferencia entre estar ocupados y ser productivos está en cómo nos relacionamos con nuestras tareas. GTD no se trata solo de hacer más, sino de hacer más de lo que importa”. El experto concluyó que este enfoque “da libertad: libertad para enfocarte, para decidir conscientemente qué sí y qué no”.
